1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej render2reason.org, w szczególności osób przesyłających zgłoszenia za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dotyczącego udziału w festiwalu, konkursie, naborze lub innych działaniach organizowanych przez Fundację „Render to Reason”.

Celem niniejszej Polityki prywatności jest przekazanie informacji o tym, kto jest administratorem danych, jakie dane mogą być zbierane, w jakich celach i na jakich podstawach prawnych są przetwarzane, komu mogą być ujawniane, jak długo mogą być przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Korzystanie z formularza zgłoszeniowego, przesyłanie wiadomości e-mail lub inny kontakt ze stroną może wiązać się z przekazaniem danych osobowych w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia, komunikacji z użytkownikiem oraz realizacji działań organizacyjnych, informacyjnych, archiwalnych i prawnych związanych z działalnością Fundacji.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja „Render to Reason” z siedzibą we Wrocławiu, adres: ul. Bulw. Ikara 27/7, 54-130 Wrocław, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001220797, NIP: 8943278730, zwana dalej „Administratorem”.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną pod adresem: kontakt@render2reason.org.

3. Zakres zbieranych danych

Administrator może przetwarzać dane osobowe przekazane dobrowolnie przez użytkownika za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego, wiadomości e-mail lub innych kanałów kontaktu, w szczególności takie dane jak:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• informacje o autorze wiodącym i współautorach,
• tytuł dzieła,
• opis dzieła,
• informacje dotyczące rodzaju pracy, procesu jej powstania oraz wykorzystania narzędzi AI lub innych technologii,
• link do dzieła, link do portfolio, link do materiałów uzupełniających,
• hasło dostępu do przesłanych materiałów, jeżeli użytkownik je podaje,
• dane zawarte w treści korespondencji,
• dane związane z obsługą płatności zgłoszeniowej, jeżeli taka opłata ma zastosowanie,
• inne dane dobrowolnie przekazane przez użytkownika w ramach zgłoszenia.

Administrator nie wymaga podania większego zakresu danych, niż jest to potrzebne do przyjęcia i obsługi zgłoszenia. Użytkownik nie powinien przekazywać danych nadmiarowych, chyba że uzna to za konieczne z własnej inicjatywy.

4. Cele i podstawy przetwarzania danych

a) przyjęcie i obsługa zgłoszenia

Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, jego rejestracji, weryfikacji formalnej, kontaktu z uczestnikiem, przeprowadzenia procesu selekcji oraz organizacji wydarzenia, konkursu lub naboru, którego zgłoszenie dotyczy.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy lub w związku z realizacją relacji wynikającej ze zgłoszenia, a także art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej organizacji wydarzenia i prowadzeniu komunikacji z uczestnikami.

b) kontakt i korespondencja

Dane mogą być przetwarzane w celu udzielania odpowiedzi na pytania, prowadzenia korespondencji organizacyjnej, technicznej i formalnej oraz wyjaśniania kwestii związanych ze zgłoszeniem.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji związanej z jego działalnością statutową i organizacyjną.

c) realizacja obowiązków prawnych

W określonych przypadkach dane mogą być przetwarzane także w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie rachunkowości, dokumentacji księgowej, rozliczeń, archiwizacji lub obsługi ewentualnych roszczeń.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązek prawny ciążący na Administratorze.

d) ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

W razie potrzeby dane mogą być przetwarzane w celu ochrony praw Administratora oraz zabezpieczenia się przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora.

e) cele archiwalne i organizacyjne

Dane mogą być przechowywane w celach dokumentacyjnych, porządkowych, dowodowych i archiwalnych, związanych z działalnością Fundacji oraz historią organizowanych przez nią wydarzeń.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak brak podania danych oznaczonych jako niezbędne może uniemożliwić skuteczne przesłanie zgłoszenia, jego rozpatrzenie, kontakt z uczestnikiem albo udział w danym naborze, konkursie lub wydarzeniu.

Jeżeli użytkownik podaje dane innych osób, w szczególności współautorów, powinien posiadać podstawę do ich przekazania oraz poinformować te osoby o przekazaniu ich danych Administratorowi.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych i utrzymania strony internetowej,
• dostawcom poczty elektronicznej, systemów formularzy i narzędzi informatycznych,
• podmiotom zapewniającym obsługę płatności, księgowości lub rozliczeń,
• osobom zaangażowanym w organizację wydarzenia, preselekcję, komunikację lub obsługę administracyjną,
• podmiotom świadczącym usługi prawne, doradcze lub techniczne,
• uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Administrator dokłada starań, aby dane były przekazywane wyłącznie podmiotom zapewniającym odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz przetwarzającym je zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Administrator dąży do tego, aby dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych narzędzi technicznych lub usług wspierających dojdzie do przekazania danych poza EOG, Administrator będzie dokonywał tego wyłącznie z zachowaniem wymogów wynikających z RODO, w szczególności w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas potrzebny do przyjęcia, obsługi i rozpatrzenia zgłoszenia,
• przez okres trwania danej edycji wydarzenia, konkursu lub naboru,
• przez czas potrzebny do rozliczeń organizacyjnych, księgowych i administracyjnych,
• przez okres wymagany przepisami prawa,
• przez czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Po upływie wskazanych okresów dane mogą zostać usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie będzie uzasadnione obowiązkiem prawnym albo prawnie uzasadnionym interesem Administratora.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje — w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa — prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• przenoszenia danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa i przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu wykonania swoich praw użytkownik może skontaktować się z Administratorem na adres: kontakt@render2reason.org.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe przekazane za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływają. Dane nie są również profilowane w rozumieniu RODO, chyba że odrębnie poinformowano o tym użytkownika.

11. Dane techniczne i pliki cookies

Strona internetowa może gromadzić dane techniczne związane z jej użytkowaniem, takie jak adres IP, dane o urządzeniu, typie przeglądarki, systemie operacyjnym, dacie i czasie połączenia, logach serwera oraz innych parametrach technicznych związanych z bezpieczeństwem i prawidłowym funkcjonowaniem serwisu.

Strona może również wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania serwisu, poprawy jego funkcjonalności, zapewnienia bezpieczeństwa oraz prowadzenia podstawowych statystyk. Szczegółowe ustawienia cookies użytkownik może kontrolować z poziomu swojej przeglądarki internetowej.

Jeżeli na stronie zostaną wdrożone dodatkowe narzędzia analityczne, marketingowe lub społecznościowe, odpowiednie informacje mogą zostać uzupełnione w niniejszej Polityce prywatności lub w odrębnym komunikacie.

12. Linki zewnętrzne i materiały przesyłane przez użytkownika

W formularzu zgłoszeniowym użytkownik może przekazywać linki do zewnętrznych serwisów, platform chmurowych, zasobów audiowizualnych, portfolio lub innych materiałów. Administrator nie odpowiada za zasady prywatności obowiązujące w zewnętrznych serwisach internetowych, do których prowadzą takie linki. Użytkownik przekazuje je na własną odpowiedzialność, z uwzględnieniem ustawień prywatności oraz warunków obowiązujących u zewnętrznych dostawców.

13. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian technologicznych, zmian sposobu funkcjonowania strony, formularza zgłoszeniowego lub zakresu świadczonych usług.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej Administratora i obowiązuje od momentu jej opublikowania.

14. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki prywatności oraz przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem admin@render2reason.org.